ادارة الوقت

تعريف الوقت وتحديد مفهومه :

لا تعمل الإدارة من فراغ، بل تمارس عملها في إطار محدد، وتعتمد على عناصر محددة من أجل القيام بهذا العمل ومنها الوقت الذي "يعدّ أكثر المفاهيم صلابة ومرونة في الوقت نفسه، حيث يعيش الأفراد في مجتمع واحد، وكل فرد يستخدم عبارات تختلف عن الآخر عندما تتحدد علاقته بالوقت". إن اختلاف الرؤية للوقت تحدد أسلوب التعامل معه، وهي المسئولة عن بعض الأنماط السلوكية للناس تجاه الوقت.
إن الاستخدام السليم للوقت يبين عادةً الفرق بين الإنجاز والإخفاق، فمن بين الأربع والعشرين ساعة يومياً يوجد عدد محدد منها للقيام بالأعمال، وهكذا فإن المشكلة ليست في الوقت نفسه، وإنما ماذا نفعل بهذه الكمية المحدودة منه؟ إن الاستفادة من كل دقيقة شيء مهم، لإنجاز الأعمال بأسلوب اقتصادي وفي الوقت الصحيح، فالوقت يسير دائماً بسرعة محددة وثابتة، ومن ثمّ ينبغي للفرد أن يحافظ على الوقت المخصص له. فكمية الوقت ليست مهمة بقدر أهمية كيفية إدارة الوقت المتاح لنا، وبالإدارة الفعَّالة يمكن الوصول إلى استخدام أفضل للوقت، والقدرة على الإنجاز الكثير في كمية الوقت نفسها.
"إن الذين ينظرون إلى الوقت بعين الاهتمام هم الذين يحققون إنجازات كثيرة في حياتهم الشخصية والمهنية، وهم الذين يعلمون أن الوقت قليل لتحقيق كل ما يريدون. وعلى الع** من ذلك فإن المرء الذي لا يهتم كثيراً بالإنجازات ينظر إلى الوقت على أنه ذو قيمة قليلة".
وتبقى مشكلة الوقت مرتبطة دائماً بوجود الإنسان، إذ يختلف مفهومها طبقاً لاختلاف الدوافع والاحتياجات وطبيعة المهام والأعمال المطلوبة، وتؤثر الثقافات والتقاليد والعادات أيضاً بصورة مباشرة أو غير مباشرة على تحديد شكل العلاقة بين الإنسان والوقت.
ومن أجل توضيح مفهوم هذا المورد النادر في حياة الإنسان، فإننا سنقوم بتحديد خصائصه.

خصائص الوقت:

قد يكون من الصعب تحديد تعريف دقيق للوقت، فبالرغم من أن مفهوم الوقت معروف للجميع، إلا أنه يمكن من خلال تأمل سير الحياة ومطالعة أحداث التاريخ، ملاحظة أن الوقت يتميز بجملة من الخصائص، يمكن إيضاحها، فقد "رأى بعض العلماء منذ زمن قديم أن الوقت يمر بسرعة محددة وثابتة، فكل ثانية أو دقيقة، أو ساعة تشبه الأخرى، وأن الوقت يسير إلى الأمام بشكل متتابع، وأنه يتحرك بموجب نظام معين محكم، لا يمكن إيقافه، أو تغييره، أو زيادته أو إعادة تنظيمه"."وبهذا يمضي الوقت بانتظام نحو الأمام دون أي تأخير أو تقديم، ولا يمكن بأي حال من الأحوال إيقافه أو تراكمه أو إلغاؤه أو تبديله أو إحلاله". إنه مورد محدد يملكه الجميع بالتساوي، فبرغم أن الناس لم يولدوا بقدرات أو فرص متساوية فإنهم يملكون الأربع والعشرين ساعة نفسها كل يوم، والاثنين والخمسين أسبوعاً في السنة، وهكذا فإن جميع الناس متساوون من ناحية المدة الزمنية، سواء أكانوا من كبار الموظفين أم من صغارهم، من أغنياء القوم أم من فقرائهم، ولذلك فالمشكلة ليست في مقدار الوقت المتوفر لكلٍ من هؤلاء، ولكن في كيفية إدارة الوقت المتوفر لديهم واستخدامه، وهل يستخدمونه بشكل جيد ومفيد في إنجاز الأعمال المطلوبة منهم، أو يهدرونه ويضيعونه في أمور قليلة الفائدة.
ونظراً لأن الوقت مورد نادر، لا يمكن تجميعه، ولأنّه "سريع الانقضاء وما مضى منه لا يرجع ولا يعوَّض بشيء، كان الوقت أنفس وأثمن ما يملك الإنسان، وترجع نفاسته إلى أنه وعاء لكل عمل وكل إنتاج، فهو في الواقع رأس المال الحقيقي للإنسان فرداً ومجتمعاً". ومن هذا المنطلق يعد الوقت أساس الحياة، وعليه تقوم الحضارة فصحيح أن الوقت لا يمكن شراؤه أو بيعه أو تأجيره أو استعارته أو مضاعفته أو توفيره أو تصنيعه، ولكن يمكن استثماره وتعظيمه، فأولئك الذين لديهم الوقت لإنجاز أعمالهم ولديهم أيضاً الوقت للتمتع بأنشطة أخرى خارجة عن نطاق العمل، تعلموا الفرق بين الكمية والنوعية، فهم يستثمرون كل دقيقة من وقتهم. ولذا "فإدارة الوقت لا تنطلق إلى تغييره، أو تعديله أو تطويره، بل إلى كيفية استثماره بشكل فعّال، ومحاولة تقليل الوقت الضائع هدراً دون أي فائدة أو إنتاج، إلى جانب محاولة رفع مستوى إنتاجية العاملين خلال الفترة الزمنية المحددة للعمل".

تعريف إدارة الوقت وتحديد مفهومها :

تزداد أهمية إدارة الوقــت في حياة الفرد الشخصية وفي المنظمــات، بدءاً من المديرين في الإدارة العليــا إلى المشرفين في الإدارة الدنــيا. وفي مجــال الإدارة (المجال الذي يهم دراستنا)، يعد الوقت من أكثر المصطلحات صعوبة عند محاولة تحديده.
وعندما يكثر الحديث في الوقت الحاضر عن ندرة الموارد، ينبغي أن يؤخذ بالاهتمام مسألة الاقتصاد في أندر مورد وهو وقت المديرين الأكفياء.
يقول دراكر (1) (Drucker) : " الوقت هو أندر الموارد فإذا لم تتم إدارته فلن يتم إدارة أي شيء آخر"، فالإدارة الجيدة للوقت مفيدة من جهة التوفير في تكاليف المشروع، ومن جهة استخدام الموارد الأخرى للمنظمة أيضاً. ولو قمنا بتحليل عناصر الإنتاج ( الموارد المالية، الآلات والمعدات، المواد الخام، الوقت، الموارد البشرية ) للاحظنا أن عنصر الوقت هو العنصر الإنتاجي الوحيد الموزع بعدالة بين البشر بخلاف العناصر الإنتاجية الأخرى، و مع ذلك من يستخدم هذا العنصر بكفاءة وفعالية ؟ وكيف؟ إن الموارد البشرية داخل المنظمة هي المعنية بضرورة حسن استخدام هذه العناصر الإنتاجية المتاحة بالكفاءة والفعالية المطلوبتين، ولذا فإن كفاءة أداء هذا العنصر يع** بالنتيجة كفاءة الأداء التنظيمي للمنظمة. فلكل منظمة أهداف محددة تسعى لتحقيقها من خلال تكريس استثمار جميع الموارد والإمكانيات المتاحة لديها بما فيها الوقت.

(1) بيتر دركر: ولد في فيينا عام 1909م، نشر أول بحث له في اقتصاديات البنك الدولي بلندن عام 1929م، استقر به الحال في الولايات المتحدة وعمل في مجموعة البنوك البريطانية ثم استشاري إداري في أكبر الشركات الأمريكية الرائدة، ثم أستاذ السياسة والفلسفة بجامعة بننقتون، وأستاذ الإدارة بجامعة نيويورك، له عدد من الكتب والبحوث المنشورة.

وعلى الرغم من هذه الأهمية الكبيرة للوقت، فإنه أكثر العناصر أو الموارد هدراً وأقلها استثماراً، سواء من المنظمات أو من الأفراد العاديين، ويعود ذلك لأسباب عدّة قد يكون من أهمها عدم الإدراك الكافي للتكلفة المباشرة المترتبة على سوء استثماره.

ويعرّف ملائكة إدارة الوقت فيقول: "هي تخطيط استخدام الوقت وأسلوب استغلاله بفاعلية، لجعل حياتنا منتجة وذات منفعة أخروية ودنيوية لنا ولمن أمكن من حولنا وبالذات من هم تحت رعايتنا".
وبناء على ذلك، يُعدّ مفهوم إدارة الوقت من المفاهيم المتكاملة، والشاملة لأي زمان أو مكان أو إنسان. فإدارة الوقت لا تقتصر على إداري دون غيره، ولا يقتصر تطبيقها على مكان دون آخر، أو على زمان دون غيره .
وقد ارتبط مفهوم الوقت بشكل كبير بالعمل الإداري من خلال وجود عملية مستمرة من التخطيط والتحليل والتقويم لجميع النشاطات التي يقوم بها الإداري خلال ساعات عمله اليومي، بهدف تحقيق فعالية مرتفعة في استثمار الوقت المتاح للوصول إلى الأهداف المنشودة.

الوقت في الفكر الإداري :
برزت بشكل واضح في أوائل هذا القرن أهمية الوقت في نظريات الإدارة. ذلك أنّه "ما من حركة تؤدى إلا ضمن وقت محدد، وما من عمل يؤدى إلا كان الوقت إلى جانبه، فالإدارة حركة وزمن أو عمل ووقت". "إن قضية التنمية في المقام الأول قضية وقت وقضية إنتاج. وإن الأمر في حاجة إلى التعامل مع الوقت على أنه مورد لابد من استثماره لتحقيق النتائج المطلوبة لرفاهية شعوبنا، ويقع عبء ذلك في الدرجة الأولى على عاتق كل فرد منا"
فالعبرة ليست في إنفاق الوقت، بل في استثماره، مثله مثل أي رأس مال نجد أن الوقت إذا أنفقناه ضاع، أما إذا استثمر فسينمو ويؤتي ثماره في مستقبل حياتنا، وللأجيال القادمة، فمن الضروري على كل مدير أن يسأل نفسه السؤال التالي:
هل أنا أقوم بالأشياء الصحيحة ؟
قبل أن يسأل:
هل أنا أقوم بالأشياء بطريقة صحيحة؟
إذ أن الوقت ليس هو المشكلة في حد ذاته، ولكن المشكلة هي كيف نستثمره، فالوقت شيء لا بد من أن نختبره ونعيشه.
إن مفتاح إدارة الوقت هو أن يستطيع المدير السيطرة عليه أو إدارته، وإنّ الاستثمار الأمثل للوقت سيؤدي إلى:
• تحقيق الإنسان فرداً كان أو منظمة لأهدافه.
• التزام أكثر بالقضايا الإدارية الهامة والطويلة الأمد
• تطوير أفضل لقدرات الإنسان.
• تخفيف القلق والضغط والتوتر.
إذاً من المفيد أن ننظر إلى إدارة الوقت بأنها عمل الأشياء الصحيحة بطريقة صحيحة، أي أنها إدارة الوقت بفعالية، إذ ينصب الاهتمام على ما يجب أن يفعله المدير، ثم السرعة في التنفيذ وليس الع**. وبذلك نصل إلى تحديد معنى الفاعلية في إدارة الوقت على أنها: إنجاز الإنسان لأهدافه من خلال الاستخدام الأمثل للموارد المتاحة.
الوقت في القرآن الكريم :
نبّه القرآن الكريم على أهمية الوقت كثيراً في سياقات مختلفة وبصيغ متعددة منها الدهر، الحين، الآن، اليوم، الأجل، الأمد، السرمد، الأبد، الخلد، العصر... وغير ذلك من الألفاظ الدالة على مصطلح الوقت والتي بعضها له علاقة بالعمل وطرقه، وبعضها له علاقة بالإدارة وتنظيمها، وبعضها له علاقة بالكون والخلق، وبعضها يرتبط بعلاقة الإنسان بربه من حيث العقيدة والعبادة، وقد تَلمَّس الباحث ذلك من خلال ما يلي:
أولاً: الوقت من أصول النعم
إن نعم الله على العباد لا تعد ولا تحصى، قال جل شأنه: [وَإِن تَعُدُّواْ نِعْمَتَ اللّهِ لاَ تُحْصُوهَا].(1) ومن أَجَلِّ النعم وأعظمها نعمة الوقت، الذي هو من أصول النعم، فالوقت هو "عمر الحياة، وميدان وجود الإنسان، وساحة ظله وبقائه ونفعه وانتفاعه، وقد أشار القرآن إلى عِظمِ هذا الأصل في أصول النعم، وألمح إلى عُلوّ مقداره على غيره، فجاءت آيات كثيرة ترشد إلى قيمة الزمن ورفيع قدره وكبير أثره". يقول الله عز وجل في معرض الامتنان وبيان عظيم فضله على الإنسان: [وَسَخَّر لَكُمُ الشَّمْسَ وَالْقَمَرَ دَآئِبَينَ وَسَخَّرَ لَكُمُ اللَّيْلَ وَالنَّهَارَ * وَآتَاكُم مِّن كُلِّ مَا سَأَلْتُمُوهُ وَإِن تَعُدُّواْ نِعْمَتَ اللّهِ لاَ تُحْصُوهَا إِنَّ الإِنسَانَ لَظَلُومٌ كَفَّارٌ]. (2) "فامتن سبحانه في جلائل نعمه بنعمة الليل والنهار، وهما الزمن الذي نتحدث عنه ونتحدث فيه ويمر به هذا العالم الكبير من أول بدايته إلى نهاية نهايته".
قال تعالى مؤكداً امتنانه علينا بهذه النعم: [وَسَخَّرَ لَكُمُ اللَّيْلَ وَالْنَّهَارَ وَالشَّمْسَ وَالْقَمَرَ وَالْنُّجُومُ مُسَخَّرَاتٌ بِأَمْرِهِ إِنَّ فِي ذَلِكَ لَآيَاتٍ لِّقَوْمٍ يَعْقِلُونَ].(3) فهذه المخلوقات العظيمة والآيات الباهرة مسخرة من لدن خالقها ومدبر أمرها لخدمة الإنسان ومنفعته.
ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ ــــــــــــــــــــ
(1) سورة إبراهيم الآية [34].
(2) سورة إبراهيم الآيات [33 - 34].
(3) سورة النحل الآية [12].


وقال تعالى: [وَهُوَ الَّذِي جَعَلَ اللَّيْلَ وَالنَّهَارَ خِلْفَةً لِّمَنْ أَرَادَ أَن يَذَّكَّرَ أَوْ أَرَادَ شُكُورًا](4) أي يخلف أحدهما صاحبه إذا ذهب هذا جاء الآخر فما فات الإنسان من العمل في أحدهما يدركه في الآخر. كما وصف نفسه سبحانه بأنه مالك الزمان والمكان وما يحل فيهما من زمانيات ومكانيات فقال: [وَلَهُ مَا سَكَنَ فِي اللَّيْلِ وَالنَّهَارِ وَهُوَ السَّمِيعُ الْعَلِيمُ](5) أي "له جل وعلا ما استقر في الليل والنهار، وهو المالك لكل شيء".
ثانياً: القسم بالوقت
ورد التنبيه في القرآن الكريم إلى عظم الوقت بأن أقسم الله به في مواطن كثيرة من كتابه العزيز، ومن ذلك قوله عز وجل: [وَالْعَصْرِ * إِنَّ الْإِنسَانَ لَفِي خُسْرٍ](6) وقوله: [وَاللَّيْلِ إِذَا يَغْشَى * وَالنَّهَارِ إِذَا تَجَلَّى](7) وقوله: [وَاللَّيْلِ إِذْ أَدْبَرَ* وَالصُّبْحِ إِذَا أَسْفَرَ]( وقوله: [وَاللَّيْلِ إِذَا عَسْعَسَ * وَالصُّبْحِ إِذَا تَنَفَّسَ](9)وقولـه: [وَالْفَجْرِ * وَلَيَالٍ عَشْرٍ](10) وقوله: [وَالضُّحَى * وَاللَّيْلِ إِذَا سَجَى](11) وقوله: [فَلَا أُقْسِمُ بِالشَّفَقِ * وَاللَّيْلِ وَمَا وَسَقَ] (12)
فنلاحظ من الآيات السابقة أن الله عز وجل أقسم بالوقت (العصر) الذي هو الدهر والزمان، كما أقسم ببعض أجزائه، فالليل صنو النهار والفجر أول النهار والشفق أول الليل والضحى ما بين الغدو والزوال، ولله سبحانه أن يقسم بما شاء من مخلوقاته، قال الفخر الرازي في تفسير قول الله تعالى: [وَالْعَصْرِ * إِنَّ الْإِنسَانَ لَفِي خُسْرٍ] "إن الدهر والزمان في جملة أصول النعم فلذلك أقسم الله به - ولأن الزمان والمكان هما أشرف المخلوقات عند الله - كان القسم بالعصر قسماً بأشرف النصفين من ملك الله وملكوته". ويقول الشيخ يوسف القرضاوي: "من المعروف لدى المفسرين، وفي حس المسلمين، أن الله إذا أقسم بشيء من خلقه، فذلك ليلفت أنظارهم إليه، وينبههم على جليل منفعته وآثاره ".


خُلق الإنسان لغاية نبيلة وهدف سامٍ ألا وهو عبادة الله وإعمار الأرض، وبين هذا وتلك تدور حياة المسلم، فهو بين العبادة والسعي في الأرض، قال الله تعالى: [وَمَا خَلَقْتُ الْجِنَّ وَالْإِنسَ إِلَّا لِيَعْبُدُونِ].(1) أي "إلا ليقروا بعبادتي طوعاً أو كرهاً ".وقال سبحانه أيضاً: [وَهُوَ الَّذِي جَعَلَكُمْ خَلاَئِفَ الأَرْضِ].(2) أي "جعلكم تعمرونها جيلاً بعد جـيل وقرنـاً بعد قرن وخلفاً بــعد سلف" وقد ارتبطت العبادات بمواعيد ومواقيت محددة من قبل العزيز الحميد، مما يرفع من أهمية الوقت في حياة المسلم، وعلى رأس تلك العبادات الصلوات الخمس، التي قال الله فيهن: [إِنَّ الصَّلاَةَ كَانَتْ عَلَى الْمُؤْمِنِينَ كِتَابًا مَّوْقُوتًا].(3) أي " مفروضة لوقت بعينه".
وهي عبادة تتكرر في خمسة أوقات مختلفة من اليوم والليلة، مما يجعل المسلم في حال من الارتباط الوثيق بربه عز وجل الذي مكنه من العبادة والسعي في الأرض [فَإِذَا قُضِيَتِ الصَّلَاةُ فَانتَشِرُوا فِي الْأَرْضِ وَابْتَغُوا مِن فَضْلِ اللَّهِ وَاذْكُرُوا اللَّهَ كَثِيرًا لَّعَلَّكُمْ تُفْلِحُونَ].(4) أي "إذا فرغتم من الصلاة فانتشروا في الأرض للتجارة والتصرّف في حوائجكم".
كذلك الزكاة لا تجب في المال حتى يتحقق فيه شرطان الأول أن يبلغ النصاب وهو القدر المشروع توفره لوجوب الزكاة فيه، والثاني أن يمضي عليه حول كامل أي سنة كاملة فإذا تحقق هذان الشرطان وجبت الزكاة في المال إذا كان من النقدين أي الذهب والفضة أو من عروض التجارة وهو كل ما أعده مالكه للبيع والشراء والمتاجرة، أما المزروعات فإن زكاتها تجب عند الحصاد، وقال الله تعالى: [وَآتُواْ حَقَّهُ يَوْمَ حَصَادِهِ].(5) أي "ادفعوا زكاته يوم جذه وقطعه".
بعد ذلك يأتي الصوم الذي فرض في شهر رمضان من كل عام وهو مؤقت برؤية هلال شهر رمضان ابتداءً وانتهاءً، قال الله تعالى: [فَمَن شَهِدَ مِنكُمُ الشَّهْرَ فَلْيَصُمْهُ].(6)
ثم يليه الحج الذي فُرض على المسلم في العمر مرة فنجده محدداً بوقت معلوم كما قال الله عنه: [الْحَجُّ أَشْهُرٌ مَّعْلُومَاتٌ].(7)
هذا إضافة إلى الأذكار والنوافل التي يتعبد بها المسلمُ ربّه في كل صباح ومساء، بل في كل حين وعلى كل حال، تحقيقاً لقول الله تعالى: [فَسُبْحَانَ اللَّهِ حِينَ تُمْسُونَ وَحِينَ تُصْبِحُونَ * وَلَهُ الْحَمْدُ فِي السَّمَاوَاتِ وَالْأَرْضِ وَعَشِيًّا وَحِينَ تُظْهِرُونَ].( وقوله سبحانه وتعالى: [يَا أَيُّهَا الَّذِينَ آمَنُوا اذْكُرُوا اللَّهَ ذِكْرًا كَثِيرًا * وَسَبِّحُوهُ بُكْرَةً وَأَصِيلًا] (9) وقوله: [إِنَّ رَبَّكَ يَعْلَمُ أَنَّكَ تَقُومُ أَدْنَى مِن ثُلُثَيِ اللَّيْلِ وَنِصْفَهُ وَثُلُثَهُ وَطَائِفَةٌ مِّنَ الَّذِينَ مَعَكَ وَاللَّهُ يُقَدِّرُ اللَّيْلَ وَالنَّهَارَ].(10) وقوله: [فَإِذَا فَرَغْتَ فَانصَبْ].(11)
رابعاً: الوقت وتعاقب الأهلّة
ارتبط التقويم الإسلامي بالأشهر القمرية التي تبدأ ببزوغ الهلال وتنتهي باختفائه وبزوغه من جديد ليعلن عن ميلاد شهر جديد، وقد سُئل النبي (ص) عن فائدة ذلك فأجاب عنه المولى عز وجل في كتابه العزيز إذ يقول: [يَسْأَلُونَكَ عَنِ الأهِلَّةِ قُلْ هِيَ مَوَاقِيتُ لِلنَّاسِ وَالْحَجِّ].(12) أي "هي مواقيت لكم، تعرفون بها أوقات صومكم وإفطاركم، ومنسك حجكم". إذاً فالغاية من وجود الأهلّة أن يستعين بها الناس في التوقيت لأمور حياتهم وعباداتهم فالشهر هو أيام واليوم هو ساعات الليل والنهار، وبالأيام والشهور والأعوام يحدد الإنسان مواقيته ويحسبها، يدل علـى ذلك قولـه سبحانـه وتعالـى: [وَجَعَلْنَا اللَّيْلَ وَالنَّهَارَ آيَتَيْنِ فَمَحَوْنَا آيَةَ اللَّيْلِ وَجَعَلْنَا آيَةَ النَّهَارِ مُبْصِرَةً لِتَبْتَغُواْ فَضْلاً مِّن رَّبِّكُمْ وَلِتَعْلَمُواْ عَدَدَ السِّنِينَ وَالْحِسَابَ وَكُلَّ شَيْءٍ فَصَّلْنَاهُ تَفْصِيلاً].(13) وقوله: [هُوَ الَّذِي جَعَلَ الشَّمْسَ ضِيَاء وَالْقَمَرَ نُورًا وَقَدَّرَهُ مَنَازِلَ لِتَعْلَمُواْ عَدَدَ السِّنِينَ وَالْحِسَابَ](14) أي "لتعلموا دخول السنين وانقضاءها وحساب أيامها".